Panduan Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas di Kemenag

Peraturan Menteri Agama (PMA) Nomor 12 Tahun 2026 mengatur secara rinci kewenangan penandatanganan naskah dinas di lingkungan Kementerian Agama. Aturan ini menjadi pedoman penting bagi seluruh pejabat dan pegawai dalam menjalankan tugas administrasi, memastikan tata kelola dokumen berjalan sesuai prosedur dan hierarki jabatan.

Pada kategori Naskah Dinas Arahan dan Penetapan (Blok A dan B), dokumen yang bersifat kebijakan, instruksi, dan regulasi internal seperti peraturan dan instruksi hanya dapat ditandatangani oleh Menteri Agama. Jabatan di bawahnya tidak memiliki hak untuk menandatangani dokumen-dokumen tersebut, sehingga menjaga otoritas dan konsistensi kebijakan di tingkat tertinggi kementerian.

Untuk Surat Edaran (SE), kewenangan penandatanganan lebih luas. Surat edaran dapat ditandatangani oleh Menteri, Sekretaris Jenderal, Direktur Jenderal, Inspektur Jenderal, Kepala Badan, Rektor atau Ketua Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri (PTKN), Sekretaris, Direktur, Inspektur, Kepala Biro, Kepala Pusat, Kepala Kantor Wilayah, hingga Kepala Bagian, Kepala Bidang, Kepala Subdirektorat, dan Pembimbing Masyarakat. Hal ini menunjukkan adanya pelimpahan wewenang agar informasi dan instruksi dapat disebarluaskan dengan cepat di seluruh tingkatan.

Sementara itu, dokumen Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP) dan Keputusan (SK) memiliki jalur delegasi yang panjang. Penandatanganan dapat dilakukan mulai dari Menteri hingga pejabat di tingkat daerah, termasuk Kepala Madrasah atau Sekolah Negeri dan Kepala Kantor Urusan Agama (KUA). Mekanisme ini bertujuan mempercepat proses administrasi dan pengambilan keputusan di lapangan.

Pada kategori Naskah Dinas Penugasan dan Korespondensi (Blok C, D, dan E), surat perintah atau surat tugas dapat ditandatangani oleh hampir seluruh lini pimpinan. Mulai dari level pusat seperti Menteri, Direktur Jenderal, Kepala Biro, hingga level wilayah seperti Kepala Kantor Wilayah, serta level kabupaten/kota dan instansi terkecil seperti Kepala Madrasah dan Kepala KUA. Hal ini memberikan fleksibilitas dalam pelaksanaan tugas harian dan penugasan pegawai.

Untuk korespondensi internal seperti nota dinas, memorandum, disposisi, dan surat undangan internal, hak tanda tangan diberikan merata dari Menteri, pejabat eselon I dan II, hingga staf ahli dan pimpinan satuan kerja daerah. Sementara itu, korespondensi eksternal berupa surat dinas yang ditujukan ke instansi lain dapat ditandatangani oleh pejabat struktural dari tingkat Menteri hingga Kepala KUA, sesuai ketentuan pada kolom yang tersedia dalam pedoman.

Naskah Dinas Khusus (Blok F) meliputi dokumen yang memiliki implikasi hukum atau bersifat administratif khusus. Untuk nota kesepahaman (MoU) tingkat tinggi, penandatanganan dibatasi pada Menteri, Sekretaris Jenderal, Direktur Jenderal, Rektor PTKN, dan Kepala Kantor Wilayah. Sedangkan untuk perjanjian kerja sama biasa, kewenangan dapat didelegasikan hingga ke tingkat Kepala KUA. Surat kuasa tidak ditandatangani langsung oleh Menteri, melainkan oleh pejabat seperti Sekretaris Jenderal, Direktur Jenderal, Rektor, Kepala Biro, Kepala Kantor Wilayah, hingga Kepala KUA. Berita acara, surat keterangan, surat pengantar, dan pengumuman dapat ditandatangani secara luas dari Menteri hingga Kepala KUA, guna mempercepat proses birokrasi di lapangan. Laporan dan telaahan staf juga dapat ditandatangani oleh pejabat fungsional dan pelaksana (staf), selain pimpinan di atasnya.

Pada kategori Naskah Dinas Lainnya (Blok G), dokumen administratif pendukung seperti Surat Tanda Terima Pelaporan (STTP), sertifikat, dan piagam penghargaan dapat diterbitkan dan ditandatangani oleh Menteri, Sekretaris Jenderal, Direktur Jenderal, Rektor PTKN, Kepala Kantor Wilayah, hingga Kepala Balai atau Unit Pelaksana Teknis (UPT). Namun, Kepala KUA dan Kepala Madrasah tidak memiliki kewenangan di sektor ini. Notula menjadi tanggung jawab penuh pejabat teknis di lapangan, sehingga boleh ditandatangani oleh pejabat fungsional dan pelaksana yang bertindak sebagai notulen. Sementara itu, dokumen seperti rekomendasi, surat pernyataan tanggung jawab mutlak (SPTJM), dan surat panggilan memiliki sebaran wewenang yang luas dari Menteri hingga Kepala KUA untuk mendukung legalitas tugas operasional.

Dengan adanya pedoman ini, diharapkan proses administrasi di lingkungan Kementerian Agama berjalan lebih efektif, efisien, dan akuntabel. Setiap pejabat dan pegawai diharapkan memahami batasan serta tanggung jawab dalam penandatanganan naskah dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku.